Scan Prozess optimieren

Herausforderung

Wer kennt es nicht? Ein Dokument scannen, dieses Dokument vom „Scan Ordner“ oder vom E-Mail Anhang kopieren, in den richtigen Ordner navigieren und dort ablegen. Die Originaldatei oder das Mail löschen. Es könnte nichts interessanteres geben.

In den meisten Unternehmen läuft der Scan Prozess genau so ab. Wir haben uns zusammen mit einem Kunden gefragt, wie könnte man dies optimieren? Wie können wir die Dateien direkt in den richtigen Ordner speichern ohne diese am PC nochmals anzufassen.

Lösung

Wir haben den Ablauf des Prozesses optimiert und automatisiert, einige Voraussetzungen sind jedoch nötig. Der Kunde hat die Dateiablage über ein Microsoft 365 Abo im SharePoint und ein Kopiergerät welches Dateien per Mail, direkt in den SharePoint oder eine Dateiablage speichern kann. Dazu braucht man noch eine saubere Ordnerstruktur und man ist ready. Hier ein Beispiel:

Das Ziel in diesem Use Case war, dass anhand der Projekt Nummer und einem Kürzel die Datei direkt in den richtigen Ordner gespeichert wird. z.B. direkt in den 01_Offerten Ordner. Wir haben folgendes Namenskonzept definiert: Kürzel-Projektnummer.

Dieser Name muss der Datei dann beim Scannen gegeben werden. Der Prozess sieht nun folgendermassen aus:

1. Die Person geht mit dem Dokument zum Scanner und startet den Scan Vorgang
2. Es wird der Name der Datei entsprechend der Definition eingetippt z.B. of-900001 oder li-900001
3. Die Datei wird gescannt, läuft durch ein Programm und wird in den richtigen Ordner gespeichert
4. Gibt die Person keinen speziellen Namen an wird es einfach in einen definierten Ordner gespeichert

Je nachdem welche Buchhaltung, CRM oder ERP Software verwendet wird kann der Beleg auch direkt in die Ablage dieses Programms gesendet werden.

Der nächste Schritt wäre den Inhalt der Datei mit einem OCR-Scan auszulesen und die gewonnen Daten weiterzuverarbeiten. Mit den Daten könnte man dann beispielsweise Kreditorenbuchungen erfassen, wenn es die entsprechende Buchhaltungssoftware zulässt.